Le fournisseur doit prouver la conformité de ses produits par rapport à trois catégories de textes qu'il convient de différencier :

• Les décrets sont des textes de loi réglementaires publiés au Journal Officiel. Ils ont donc une valeur juridique. Il convient de distinguer les décrets nationaux des directives européennes reprises en droit français.
  
  
• Les normes : une norme est une spécification technique, accessible au public qui n'a pas de valeur juridique sauf si elle est assortie d'une obligation réglementaire (décret ou directive, code des marchés publics). Il convient de différencier les normes nationales (NF, DIN) des normes européennes (EN) ou des normes internationales (ISO). Précisons que les normes européennes sont toujours transcrites en normes nationales par chaque pays de l'Union Européenne. Parce qu'elle vise l'avantage optimal de la communauté dans son ensemble, une norme est élaborée de manière consensuelle avec la coopération et l'approbation de toutes les parties intéressées. Elle est fondée sur les résultats conjugués de la science, la technologie et l'expérience et approuvée par un organisme qualifié sur le plan national (AFNOR) ou international (CEN ou ISO).
  
  
• Le GPEM (Groupement Permanent d'Etudes de Marché) de la CCM (Commission Centrale des Marchés ) du Ministère des Finances, publie régulièrement des recommandations à l'usage des acheteurs publics. Cependant, il convient de préciser que ces recommandations n'ont pas de valeur juridique. Elles ne font que prescrire une application particulière, généralement en complément des normes. Par ailleurs le GPEM publie également des guides qui sont des documents d'interprétation pour aider l'acheteur public.

La preuve de conformité doit être apportée par le fournisseur. Seul un organisme officiel et tierce partie est en mesure d'apporter la preuve objective que le mobilier est conforme aux paramètres prescrits par la réglementation et les normes. AFNOR a mandaté l'Institut Technologique FCBA (Fôret, Cellulose, Bois construction, Ameublement) comme organisme certificateur de la marque NF MOBILIER PROFESSIONNEL. En aucun cas l'auto-certification ne peut être retenue comme preuve suffisante.

• La conformité de type : elle atteste, après l'examen et les tests, la conformité d'un échantillon témoin. Elle se limite à l'échantillon présenté et ne garantit en aucun cas la conformité d'une production en série.
  
• La Certification : elle vérifie d'une part la conformité du mobilier par rapport à chacun des critères exigés par la norme. Cette conformité est établie par des essais. D'autre part elle va vérifier la capacité de l'entreprise à contrôler et assurer un niveau de qualité permanent pour l'ensemble de sa production. L'organisation qualité de l'entreprise est auditée conformément au référentiel qualité (modèle ISO 9000). Par la suite, des inspections régulières sur le site de production permettent de vérifier la fiabilité des moyens et des équipements du process de production.